La présente politique de respect de la vie privée (ci-après, la « Politique de Vie Privée ») régit la protection, la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel par par PENCAR, une société société à responsabilité limitée (SRL) valablement constituée et existant en vertu du droit belge, dont le siège social st établi en Belgique à 6238 Pont-à-Celles rue de Ronquières 1, enregistrée auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises de Belgique sous le numéro 1000.412.567

Nous accordons la plus haute importance à la confidentialité et la sécurité de vos (ci-après, « vous », « votre » ou « vos ») données à caractère personnel. Notre Politique de Vie Privée a pour objectif de vous informer à l’égard :

• des (catégories de) données à caractère personnel que nous recueillons et traitons dans le cadre des services que nous fournissons au travers du site internet pencar.eu (ci-après, la « Plateforme »),
• des raisons pour lesquelles nous recueillons et traitons vos données à caractère personnel, ainsi que de la base légale sur laquelle nous nous fondons,
• de la durée de conservation de vos données à caractère personnel,
• de la divulgation éventuelle de vos données à caractère personnel à des tiers,
• du transfert éventuel de vos données en dehors de l’Union européenne ou auprès d’organisations internationales,
• des droits que vous pouvez exercer à l’égard de vos données à caractère personnel ou de leur traitement, et
• des mesures de sécurité que nous mettons en place pour assurer la protection et la confidentialité de vos données à caractère personnel.

Nous vous conseillons de lire attentivement la présente Politique de Vie Privée, dont notre politique liée au stockage et à l’utilisation de cookies (la « Politique Cookies »), accessible ici, fait intégralement partie.

1. INFORMATIONS GÉNÉRALES ET CONTACT

Aux fins de la présente Politique de Vie Privée, nous sommes considérés comme responsable du traitement de vos données à caractère personnel.

Cette qualification a pour conséquence que certaines obligations nous sont imposées en vertu de la législation en matière de protection des données à caractère personnel. Cette législation comprend notamment :

• le règlement général sur la protection des données (règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 ou « RGPD »),
• la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, et
• la loi du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques, y compris leurs adaptations et modifications futures,

ci-après, collectivement dénommés la « Législation Applicable en matière de Protection des Données ».

Si vous deviez avoir la moindre question concernant notre Politique de Vie Privée, ou si vous estimez que vos intérêts ne sont pas représentés ou ne le sont pas de manière adéquate, vous pouvez toujours nous adresser vos questions, remarques ou réclamations en envoyant un e-mail à privacy@pencar.eu.

2. DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL RECUEILLIES ET TRAITÉES

Les données à caractère personnel que nous recueillons et traitons à votre sujet seront toujours liées aux finalités spécifiques énoncées ci-dessous.

Nous pouvons recevoir vos données à caractère personnel directement de votre part, par exemple lorsque vous interagissez avec nous via e-mail, lors de la création de votre compte sur la Plateforme ou au moyen de notre formulaire de contact sur la Plateforme. Nous pouvons également recevoir vos données à caractère personnel par tout moyen lié aux technologies de l’information et de la communication, notamment par des moyens automatisés, par exemple des cookies. Nous renvoyons à notre Politique Cookies pour plus d’informations à ce sujet.

Nous reproduisons ci-dessous, de manière plus détaillée, les différentes catégories de données à caractère personnel que nous recueillons et traitons à votre sujet, les finalités de ce traitement et la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel.

A. Traitement des données à caractère personnel lorsque vous visitez la Plateforme

Nous utilisons différents types de cookies :

Finalités

• des cookies techniquement essentiels et à finalités fonctionnelles
  • Nous utilisons WordPress pour gérer notre Plateforme et son contenu, ainsi que pour gérer nos cookies. Ces logiciels utilisent des cookies techniquement essentiels. Cela signifie que ces cookies sont nécessaires au bon fonctionnement de la Plateforme. Il n’est pas possible de refuser ces cookies si vous voulez visiter notre Plateforme ;
• des cookies à finalités de partage sur les réseaux sociaux
  • Nous utilisons les widgets Elementor pour permettre le partage des pages de la Plateforme sur les réseaux sociaux. Il s’agit donc ici de cookies de tierces parties (cookies indirects). Cela signifie que nous ne contrôlons pas les informations qui sont collectées via ces cookies ; et
• des cookies à finalités analytiques
  • Nous utilisons également Google Analytics pour des finalités analytiques. Cet outil d’analyse installe des cookies que nous utilisons pour quantifier les visites (le trafic) sur la Plateforme. Cela nous permet notamment de savoir combien de fois une page déterminée a été lue. Nous utilisons ces informations uniquement pour améliorer le contenu de notre Plateforme.
• Cookies techniquement essentiels et à finalités fonctionnelles : nécessité pour l’exécution du service (articles 6.1.b du RGPD)
• Autres cookies (analytiques et de partage sur les réseaux sociaux) : L’utilisation de ces cookies de tierces parties, dont nous sommes le responsable conjoint du traitement, est soumise à votre consentement préalable (article 6.1.a du RGPD).

Base(s) de licéité

Vous pouvez refuser que ces cookies soient installés sur votre appareil. L’accès à notre Plateforme ne vous sera pas, pour autant, refusé. Toutefois, certaines fonctionnalités risquent de ne pas être disponibles.

Catégories de données

Nous vous renvoyons à notre Politique Cookies détaillant les différentes données récoltées en fonction de vos choix et pour les informations techniques complètes concernant les cookies.

Durée de conservation

Voir tableau en bas de page.

Destinataire(s)

De même, cette communication à nos prestataires de services et sous-traitants (prestataires informatiques, hébergeurs) pourrait également être nécessaire.

B. Traitement des données à caractère personnel lorsque vous vous inscrivez sur la Plateforme

1. Création d’un compte

Finalités

Si vous souhaitez bénéficier de nos services, vos données seront traitées afin de créer un compte sur notre Plateforme.

Base(s) de licéité

Le traitement de ces données est indispensable à l’exécution des conditions d’utilisation qui vous lient à la Plateforme (article 6.1.b du RGPD) ainsi que pour le respect de nos obligations légales (article 6.1.c du RGPD).

Catégories de données

Il s’agit de vos données d’identification (nom, prénom, numéro de téléphone, adresse, adresse e-mail, adresse IP, nom de votre société).

Durée de conservation

Les données sont traitées pour une durée de 10 ans à compter de la clôture de votre compte. Ces données pourront être communiquées à l’administration fiscale.

Destinataire(s)

De même, une communication à nos prestataires de services et sous-traitants (prestataires informatiques, comptable, réviseur) pourrait être nécessaire.

Nous vous renvoyons à notre Politique Cookies pour les informations techniques complètes concernant les cookies.

2. Gestion administrative et comptable

Finalités

Les données que vous nous transmettez sont traitées pour assurer la gestion administrative ainsi que la gestion comptable et fiscale de votre compte ou des services que vous nous commandez.

Base(s) de licéité

Le traitement de ces données est indispensable à l’exécution du contrat qui nous lie (article 6.1.b du RGPD), notamment l’établissement de factures, le suivi des commandes, la notification d’une modification de nos conditions d’utilisation ou de la Politique de Vie Privée (notamment de nouvelles finalités).

Le traitement de ces données est également nécessaire à la réalisation de nos obligations légales, notamment en vertu du Code de droit économique et du Code de la T.V.A. en matière fiscale et comptable (article 6.1.c du RGPD).

Catégories de données

Il s’agit de :

• vos données d’identification (nom, prénom, e-mail, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise, numéro de TVA) ;
• factures émises et paiements ;
• vos données financières (banque, n° de compte).

Durée de conservation

Les données sont traitées pour une durée de 10 ans à compter de la clôture de votre compte.

Ces données pourront être communiquées à l’administration fiscale.

Destinataire(s)

De même, une communication à nos prestataires de services et sous-traitants (prestataires informatiques, comptable, réviseur) pourrait être nécessaire.

3. Newsletter et système de notification d’alertes

Finalités

Si vous avez souscrit à notre service de newsletter et/ou d’alerte, nous traitons vos données afin de vous communiquer les notifications relatives à ces alertes.

Base(s) de licéité

Les données sont traitées sur base de l’exécution du contrat de fourniture de service (article 6.1.b du RGPD).

Catégories de données

Il s’agit de vos nom, prénom et adresse e-mail.

Durée de conservation

Les données sont traitées jusqu’à ce que vous mettiez fin à ce service.

Destinataire(s)

La communication de vos données à nos prestataires de services et sous-traitants (prestataires informatiques, e-mailing et publipostage) pourrait également être nécessaire.

3. TRANSFERTS INTERNATIONAUX DE DONNÉES

Nos bureaux sont situés en Belgique et les données à caractère personnel que nous recueillons sont stockées sur des serveurs en Belgique.

Toutefois, aux fins énoncées à l’article 2, il se peut que vos données à caractère personnel soient transférées vers d’autres juridictions en dehors de l’Espace Économique Européen (EEE), et donc non liées par le RGPD. Vos données peuvent également être hébergées sur des serveurs en dehors de l’EEE.

Lorsque vos données à caractère personnel sont transférées à des tiers résidant dans ces juridictions, nous implémentons des garanties appropriées dans notre accord avec ces tiers afin de faire bénéficier vos données à caractère personnel d’un niveau de protection des données adéquat et au moins équivalent au niveau auquel vous avez droit en vertu du RGPD. À cette fin, nous évaluons le niveau de protection des données dans le pays de transit ou de destination, en tenant compte notamment des décisions pertinentes prises par la Commission européenne. Nous pouvons utiliser les Clauses Contractuelles Types adoptées par la Commission européenne et toute autre solution appropriée, comme l’exige ou l’autorise la Législation Applicable en matière de Protection des Données.

4. VOS DROITS EN MATIÈRE DE PROTECTION DES DONNÉES

En vertu de la Législation Applicable en matière de Protection des Données, vous disposez de certains droits portant sur vos données à caractère personnel que nous recueillons et traitons.

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur vos droits tels qu’énumérés ci-dessous ou si vous souhaitez les exercer, n’hésitez pas à nous envoyer un e-mail à privacy@pencar.eu. Nous vous demandons simplement, lorsque vous exercez vos droits en matière de protection des données, de vous identifier correctement afin que nous puissions répondre à votre demande dans les délais indiqués ci-dessous.

L’exercice de vos droits est gratuit et sera exécuté dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de votre demande. Nous pouvons prolonger ce délai de deux (2) mois supplémentaires pour un délai total de trois (3) mois si votre demande s’avère particulièrement complexe. Si nous décidons de prolonger le délai initial, nous vous informerons de cette décision en temps utile.

Dans les cas où nous estimons que votre demande est manifestement infondée ou excessive, nous nous réservons le droit de vous facturer des frais administratifs pour l’exécution de votre demande, voire de refuser d’y donner suite. Vous serez informé de notre décision dans les délais susmentionnés.

Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu des droits que vous pouvez exercer en lien avec vos données à caractère personnel :

• Retrait du consentement : vous avez le droit de retirer votre consentement pour toutes les activités de traitement qui y sont subordonnées ;
• Droit d’accès : vous avez le droit de solliciter une copie des données que nous traitons et conservons à votre propos, dans un format compréhensible ;
• Droit de rectification : vous avez le droit de nous demander de corriger, modifier ou compléter vos données à caractère personnel ;
• Droit d’effacement : vous avez le droit de demander la suppression des données à caractère personnel que nous traitons ou conservons à votre sujet ;
• Droit de restreindre le traitement : en certaines circonstances, vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel. En exerçant ce droit, les données à caractère personnel pertinentes resteront en notre possession, mais nous ne pourrons pas les traiter ultérieurement ;
• Droit de vous opposer au traitement : dans les cas où nous traitons et collectons vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime, vous avez le droit de vous opposer au traitement de ces données ;
• Droit à la portabilité de vos données : ceci implique que nous pouvons, à la demande de la personne concernée, lui fournir ses données à caractère personnel et/ou les fournir à des tiers sous une forme structurée et lisible par machine.

5. SÉCURITÉ DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Nous utilisons des méthodes techniques et organisationnelles généralement acceptées et raisonnables, conformes aux développements technologiques actuels en matière de sécurité opérationnelle, afin d’offrir une protection contre la perte, l’abus, l’altération ou la destruction de toutes les données à caractère personnel que nous stockons et traitons.

Nos mesures techniques et organisationnelles sont fréquemment mises à jour afin d’adapter ces mesures aux nouvelles procédures techniques et organisationnelles et de garantir la sécurité permanente de vos données à caractère personnel.

Notre Plateforme contient des liens vers d’autres sites web ou ressources Internet (ci-après dénommés collectivement les « Sites Tiers »), qui peuvent également collecter des données à caractère personnel, notamment par le biais de cookies ou d’autres technologies. Nous ne sommes pas responsables de ces Sites Tiers, ni de leur collecte, utilisation ou divulgation de vos données à caractère personnel, et n’exerçons aucun contrôle sur eux. Nous vous invitons à examiner les politiques de respect de la vie privée de ces Sites Tiers afin de comprendre comment ils recueillent et traitent vos données à caractère personnel.

6. MODIFICATIONS APPORTÉES À LA POLITIQUE DE VIE PRIVÉE

Nous pouvons adapter et modifier notre Politique de Vie Privée de temps à autre, notamment afin de tenir compte de nouvelles pratiques en matière de protection des données et pour vous permettre de mieux contrôler vos données à caractère personnel.

Nous mettrons toujours notre Politique de Vie Privée à disposition sur la Plateforme en sa version la plus récente. Vous pouvez également nous demander de vous envoyer la version actuelle ou des versions antérieures de notre Politique de Vie Privée en nous envoyant un e-mail à privacy@pencar.eu. Au-dessus du présent document, vous pourrez vérifier la date à laquelle nous avons modifié notre Politique de Vie Privée pour la dernière fois.

7. QUESTIONS ET DEMANDES

Vous vous engagez à nous communiquer des données à caractère personnel exactes. Vous pouvez à tout moment modifier les données à caractère personnel dont nous disposons en nous envoyant un e-mail à privacy@pencar.eu. Nous ne pouvons pas être tenus pour responsables d’une défaillance de nos services liée à des informations incorrectes que vous nous avez fournies.

Si vous avez la moindre question concernant notre Politique de Vie Privée ou si vous estimez que vos intérêts ne sont pas ou trop peu représentés, vous pouvez nous adresser toutes vos questions à l’adresse e-mail référencée ci-avant.

8. DROIT APPLICABLE ET RÈGLEMENT DES LITIGES

Notre Politique de Vie Privée est régie par et interprétée conformément au droit belge, à moins que des dispositions légales impératives n’en disposent autrement.

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données, à savoir l’autorité de l’État membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de l’infraction présumée à la Législation Applicable en matière de Protection des Données.

• En suivant les instructions et en remplissant le formulaire accessible via ce lien ;
• En envoyant un courrier à l’adresse suivante : rue de la presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique ;
• En composant le numéro de téléphone suivant : +32 (0)2 274 48 00 ;
• En envoyant un courriel à l’adresse suivante : contact@apd-gba.be.