Dit privacybeleid (hierna het “Privacybeleid”) regelt de bescherming, de verzameling en de verwerking van uw persoonsgegevens door Pencar , een srl naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te 6238 Pont-à-Celles, Ronquières 1, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Belgische Ondernemingen onder het nummer BE1000.412.567 (hierna genoemd “Pencar”, “wij”, “ons” of “onze”).

Wij hechten het grootste belang aan de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw (hierna “u”, “uw” of “uw”) persoonsgegevens. Het doel van ons Privacybeleid is om u te informeren over:

• de (categorieën van) persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken in verband met de diensten die wij verlenen via de pencar.eu website (hierna het “Platform”),
• de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken en de rechtsgrondslag op basis waarvan wij dit doen,
• hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren,
• of wij uw persoonsgegevens aan derden verstrekken,
• of uw gegevens worden doorgegeven buiten de Europese Unie of aan internationale organisaties,
• de rechten die u kunt uitoefenen met betrekking tot uw persoonsgegevens of de verwerking ervan, en
• de veiligheidsmaatregelen die we treffen om de bescherming en vertrouwelijkheid van uw persoonlijke gegevens te waarborgen.

Wij raden u aan dit Privacybeleid zorgvuldig te lezen, waarvan ons beleid met betrekking tot de opslag en het gebruik van cookies (het “Cookiesbeleid”), dat hier toegankelijk is, integraal deel uitmaakt.

1. ALGEMENE INFORMATIE EN CONTACT

In het kader van dit Privacybeleid worden wij beschouwd als de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Als gevolg van deze status worden ons bepaalde verplichtingen opgelegd door de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. Deze wetgeving omvat in het bijzonder

• de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 of “GDPR”),
• de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, en
• de wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie, met inbegrip van hun toekomstige aanpassingen en wijzigingen,

hierna gezamenlijk de “Toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming” genoemd.

Als u vragen hebt over ons Privacybeleid, of als u vindt dat uw belangen niet of onvoldoende worden behartigd, kunt u ons altijd uw vragen, opmerkingen of klachten sturen door een e-mail te sturen naar privacy@pencar.eu

2.VERZAMELDE EN VERWERKTE PERSOONLIJKE GEGEVENS

De persoonsgegevens die wij over jou verzamelen en verwerken zullen altijd gerelateerd zijn aan de specifieke doeleinden zoals hieronder beschreven.

Wij kunnen uw persoonsgegevens rechtstreeks van u ontvangen, bijvoorbeeld wanneer u contact met ons opneemt via e-mail, wanneer u uw account aanmaakt op het Platform of door middel van ons contactformulier op het Platform. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook ontvangen via informatie- en communicatietechnologieën, in het bijzonder via geautomatiseerde middelen, zoals cookies. Raadpleeg ons Cookiesbeleid voor meer informatie over dit onderwerp.

Hieronder geven we een gedetailleerdere beschrijving van de verschillende categorieën persoonsgegevens die we over u verzamelen en verwerken, de doeleinden van deze verwerking en de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken.

a. Verwerking van persoonsgegevens wanneer je het Platform bezoekt

Wij gebruiken verschillende soorten cookies:

Doel

Technisch essentiële cookies met functionele doeleinden

We gebruiken WordPress om ons Platform en de inhoud ervan te beheren en om onze cookies te beheren. Deze software gebruikt technisch essentiële cookies. Dit betekent dat deze cookies noodzakelijk zijn om het Platform goed te laten functioneren. Het is niet mogelijk om deze cookies te weigeren als je ons Platform wilt bezoeken;

Cookies voor delen op sociale netwerken

We gebruiken Elementor widgets om het delen van Platform pagina’s op sociale netwerken mogelijk te maken. Dit zijn daarom third-party cookies (indirecte cookies). Dit betekent dat wij geen controle hebben over de informatie die via deze cookies wordt verzameld; en

• Cookies voor analytische doeleinden
  We gebruiken ook Google Analytics voor analytische doeleinden. Deze analysetool installeert cookies die we gebruiken om bezoeken (verkeer) aan het Platform te kwantificeren. Hierdoor weten we met name hoe vaak een bepaalde pagina is gelezen. We gebruiken deze informatie uitsluitend om de inhoud van ons Platform te verbeteren.
• Technisch essentiële cookies met functionele doeleinden: noodzakelijk voor de uitvoering van de dienst (artikel 6.1.b van de RGPD).
• Andere cookies (analytische en delen via sociale netwerken): Voor het gebruik van deze cookies van derden, waarvoor wij de gezamenlijke controller zijn, is uw voorafgaande toestemming vereist (artikel 6.1.a van de RGPD).
• Rechtsgrondslag(en)
  U kunt de installatie van deze cookies op uw apparaat weigeren. De toegang tot ons Platform wordt u echter niet ontzegd. Het is echter mogelijk dat bepaalde functies niet beschikbaar zijn.
• Categorieën van gegevens
  Raadpleeg ons cookiebeleid voor meer informatie over de verschillende soorten gegevens die worden verzameld op basis van jouw keuzes en voor volledige technische informatie over cookies.
• Bewaarperiode
  Zie de tabel onderaan de pagina.

Ontvanger(s)

Het is mogelijk dat we deze informatie ook moeten doorgeven aan onze serviceproviders en onderaannemers (IT-serviceproviders, hostingbedrijven).

1. Verwerking van persoonsgegevens wanneer u zich registreert op het Platform
2. Aanmaken van een account

Doeleinden

Als je gebruik wilt maken van onze diensten, worden je gegevens verwerkt om een account aan te maken op ons Platform.

Wettelijke basis(s)

De verwerking van deze gegevens is essentieel voor de uitvoering van de gebruiksvoorwaarden die u binden aan het Platform (artikel 6.1.b van de RGPD), evenals voor de naleving van onze wettelijke verplichtingen (artikel 6.1.c van de RGPD).

Categorieën van gegevens

Dit zijn uw identificatiegegevens (naam, voornaam, telefoonnummer, adres, e-mailadres, IP-adres, bedrijfsnaam).

Bewaartermijn

Gegevens worden verwerkt voor een periode van 10 jaar na het afsluiten van je account. Deze gegevens kunnen worden doorgegeven aan de belastingdienst.

Ontvanger(s)

Ook communicatie met onze dienstverleners en onderaannemers (IT-dienstverleners, accountants, auditors) kan noodzakelijk zijn.

Raadpleeg ons cookiebeleid voor volledige technische informatie over cookies.

2.Administratief en boekhoudkundig beheer

Doeleinden

De gegevens die u ons stuurt, worden verwerkt voor administratief, boekhoudkundig en fiscaal beheer van uw account of de diensten die u bij ons bestelt.

Wettige basis(s)

De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen ons (artikel 6.1.b van de RGPD), in het bijzonder het opstellen van facturen, het volgen van bestellingen, kennisgeving van wijzigingen in onze gebruiksvoorwaarden of Privacybeleid (in het bijzonder nieuwe doeleinden).

De verwerking van deze gegevens is ook noodzakelijk voor het nakomen van onze

Gegevenscategorieën

Dit omvat :

uw identificatiegegevens (naam, voornaam, e-mail, adres, telefoonnummer, bedrijfsnummer, BTW-nummer) ;

uitgereikte facturen en betalingen;

uw financiële gegevens (bank, rekeningnummer).

Bewaartermijn

De gegevens worden verwerkt voor een periode van 10 jaar na het afsluiten van uw account.

Deze gegevens kunnen worden doorgegeven aan de belastingdienst.

Ontvanger(s)

Gegevens kunnen worden doorgegeven aan onze dienstverleners en onderaannemers (IT-dienstverleners, accountants, auditors).

3.Nieuwsbrief en waarschuwingssysteem

Doeleinden

Als u zich hebt ingeschreven voor onze nieuwsbrief en/of waarschuwingsdienst, verwerken wij uw gegevens om u kennisgevingen met betrekking tot deze waarschuwingen te sturen.

Wettelijke basis(s)

De gegevens worden verwerkt op basis van de uitvoering van het dienstverleningscontract (artikel 6.1.b van de GDPR).

Categorieën van gegevens

Dit betreft uw achternaam, voornaam en e-mailadres.

Bewaartermijn

De gegevens worden verwerkt totdat u deze dienst beëindigt.

Ontvanger(s)

Het kan ook nodig zijn om uw gegevens door te geven aan onze dienstverleners en onderaannemers (IT-, e-mailing- en mailingdienstverleners).

3.INTERNATIONALE OVERDRACHT VAN GEGEVENS

Onze kantoren bevinden zich in België en de persoonlijke gegevens die we verzamelen worden opgeslagen op servers in België.

Voor de in artikel 2 genoemde doeleinden kunnen uw persoonlijke gegevens echter worden doorgegeven aan andere rechtsgebieden buiten de Europese Economische Ruimte (EER), en zijn ze daarom niet gebonden aan de GDPR. Uw gegevens kunnen ook worden gehost op servers buiten de EER.

Wanneer uw persoonsgegevens worden overgedragen aan derden die in dergelijke rechtsgebieden gevestigd zijn, zullen wij passende waarborgen implementeren in onze overeenkomst met dergelijke derden om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens een adequaat niveau van gegevensbescherming ontvangen en ten minste gelijkwaardig zijn aan het niveau waarop u recht heeft onder de GDPR. Hiertoe beoordelen we het niveau van gegevensbescherming in het land van doorvoer of bestemming, waarbij we in het bijzonder rekening houden met de relevante besluiten van de Europese Commissie. We kunnen gebruik maken van de door de Europese Commissie vastgestelde Standaard Contractuele Clausules en andere passende oplossingen, zoals vereist of toegestaan door de Toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming

4.UW RECHTEN INZAKE GEGEVENSBESCHERMING

Onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming hebt u bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens die wij verzamelen en verwerken.

Als u meer informatie wilt over uw rechten zoals hieronder vermeld of als u deze wilt uitoefenen, aarzel dan niet om een e-mail te sturen naar privacy@pencar.eu . Bij het uitoefenen van uw rechten op het gebied van gegevensbescherming vragen wij u simpelweg om uzelf correct te identificeren, zodat wij binnen de hieronder aangegeven termijnen op uw verzoek kunnen reageren.

Het uitoefenen van uw rechten is gratis en zal worden uitgevoerd binnen één (1) maand na ontvangst van uw verzoek. We kunnen deze periode met nog eens twee (2) maanden verlengen tot een totale periode van drie (3) maanden als uw verzoek bijzonder complex is. Als we besluiten om de oorspronkelijke termijn te verlengen, zullen we u tijdig op de hoogte stellen van deze beslissing.

In gevallen waarin wij van mening zijn dat uw verzoek duidelijk ongegrond of buitensporig is, behouden wij ons het recht voor om u administratiekosten in rekening te brengen voor het voldoen aan uw verzoek, of zelfs om te weigeren aan uw verzoek te voldoen. U zult op de hoogte worden gebracht van onze beslissing binnen de bovengenoemde termijnen.

Hieronder vindt u een kort overzicht van de rechten die u kunt uitoefenen met betrekking tot uw persoonlijke gegevens:

Intrekking van toestemming: u hebt het recht om uw toestemming in te trekken voor alle verwerkingsactiviteiten die daaraan onderworpen zijn;

Recht op toegang: u hebt het recht om een kopie op te vragen van de gegevens die wij over u verwerken en opslaan, in een begrijpelijk formaat;

Recht op rectificatie: u hebt het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te corrigeren, te wijzigen of aan te vullen;

Recht op wissen: u hebt het recht om te verzoeken om het wissen van persoonsgegevens die wij over u verwerken of bewaren;

Recht op beperking van de verwerking: in bepaalde omstandigheden hebt u het recht om ons te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Als u dit recht uitoefent, blijven de betreffende persoonsgegevens in ons bezit, maar kunnen we ze niet verder verwerken;

Recht om bezwaar te maken tegen verwerking: wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken en verzamelen op basis van ons gerechtvaardigd belang, hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van die gegevens;

Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens: dit betekent dat wij, op verzoek van de betrokkene, hem of haar zijn of haar persoonsgegevens kunnen verstrekken en/of deze in een gestructureerde en machineleesbare vorm aan derden kunnen verstrekken.

5.BEVEILIGING VAN UW PERSOONLIJKE GEGEVENS

Wij maken gebruik van algemeen aanvaarde en redelijke technische en organisatorische methoden, in overeenstemming met de huidige technologische ontwikkelingen op het gebied van operationele beveiliging, om bescherming te bieden tegen verlies, misbruik, wijziging of vernietiging van alle persoonlijke gegevens die wij opslaan en verwerken.

Onze technische en organisatorische maatregelen worden regelmatig bijgewerkt om deze maatregelen aan te passen aan nieuwe technische en organisatorische procedures en om de voortdurende veiligheid van uw persoonsgegevens te garanderen.

Ons Platform bevat links naar andere websites of internetbronnen (hierna gezamenlijk te noemen “Sites van Derden”), die ook persoonsgegevens kunnen verzamelen, met name door middel van cookies of andere technologieën. Wij zijn niet verantwoordelijk voor en hebben geen controle over deze Sites van Derden of hun verzameling, gebruik of openbaarmaking van uw persoonsgegevens. Wij nodigen u uit om het privacybeleid van deze sites van derden te bestuderen om te begrijpen hoe zij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken.

6.WIJZIGINGEN IN HET PRIVACYBELEID

We kunnen ons Privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen en wijzigen, in het bijzonder om rekening te houden met nieuwe praktijken inzake gegevensbescherming en om je een betere controle te geven over je persoonlijke gegevens.

Wij zullen ons Privacybeleid altijd in de meest recente versie beschikbaar stellen op het Platform. Je kunt ons ook vragen om je de huidige of vorige versies van ons Privacybeleid toe te sturen door een e-mail te sturen naar privacy@pencar.eu . Bovenaan dit document kun je controleren op welke datum we ons Privacybeleid voor het laatst hebben gewijzigd.

7.VRAGEN EN VERZOEKEN

U verbindt zich ertoe ons correcte persoonsgegevens te bezorgen. U kunt de persoonlijke gegevens die wij van u hebben te allen tijde wijzigen door een e-mail te sturen naar privacy@pencar.eu . Wij kunnen niet verantwoordelijk worden gehouden voor eventuele storingen in onze diensten als gevolg van onjuiste informatie die door u is verstrekt.

Als u vragen hebt over ons Privacybeleid of als u vindt dat uw belangen niet of niet voldoende worden behartigd, kunt u al uw vragen naar bovenstaand e-mailadres sturen.

8.TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLENBESLECHTING

Ons Privacybeleid wordt beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met de Belgische wetgeving, tenzij dwingende wettelijke bepalingen anders bepalen.

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, d.w.z. de autoriteit van de lidstaat van uw gewone verblijfplaats, uw plaats van tewerkstelling of de plaats van de vermeende inbreuk op de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving.

Door de instructies te volgen en het formulier in te vullen dat via deze link toegankelijk is;

Door een brief te sturen naar het volgende adres: rue de la presse 35, 1000 Brussel, België;

Door te bellen naar het volgende telefoonnummer: +32 (0)2 274 48 00 ;

Door een e-mail te sturen naar het volgende adres: contact@apd-gba.be.